Allgemeine Portalnutzungsbestimmungen Nutzungsbedingungen

Allgemeine Portalnutzungsbestimmungen für die Internet-Applikation IPOS3

Stand 25. Mai 2022

IPO stellt B2B-Kunden für deren Prämienprogramme im Rahmen der Geschäftsbeziehung bzw. des (Haupt-)Vertrages zur Optimierung der Prozesse und technischen Unterstützung der Zusammenarbeit die Internet-Applikation IPOS3 (nachfolgend „Portal“ und/oder „IPOS3“ genannt) zur Verfügung.

Über das Portal können Dokumente datenschutzgerecht und sicher abgelegt und hochgeladen werden (Up- und Download). Zudem können über das IPOS3 verfügbare Produkte (Sortiment) eingesehen und Bestellungen getätigt werden.

Bei der Nutzung des Portals sind – insbesondere im Umgang mit Daten – besondere Regeln zu beachten, die in den nachfolgenden Nutzungsbedingungen beschrieben werden. 

Der Kunde hat seine Mitarbeiter (nachfolgend „Portalnutzer“ genannt), für die er Zugriffsrechte beantragt, zur Einhaltung der nachfolgenden Bestimmungen zu verpflichten.

Für die Nutzung des IPOS3 gelten die folgenden Nutzungsbestimmungen:

1. Leistungen, Nutzungsumfang und Rechte

1.1 Bei dem Portal handelt es sich um eine internetbasierte Anwendungssoftware, welche Prozesse und Kommunikation zwischen dem Kunden und IPO im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehung technisch unterstützt.

1.2 IPO stellt das Portal nur B2B-Kunden (Geschäftskunden) zur Verfügung.

1.3 Das Portal wird dem Kunden ab Vertragsunterzeichnung zur Verfügung gestellt.

1.4 Voraussetzung für eine Registrierung und Nutzung des Portals ist eine Kundennummer bei IPO. Die Kundennummer wird erstellt, wenn eine vertragliche Beziehung im Zusammenhang mit den Leistungen der IPO (bestehender Vertrag oder eine beabsichtigte Zusammenarbeit – auch für einzelne Aufträge / Bestellungen) besteht.

1.5 Mit Freischaltung, Zugang und Nutzung des Portals erwirbt der Kunde keine Rechte an der Software, auch nicht in Bezug auf zukünftige Weiterentwicklungen der aktuellen Softwareversion.

1.6 Ort der Leistungserbringung ist Sitz von IPO.

1.7 Zum Leistungsumfang gehören insbesondere folgende IPOS3-Funktionen/Funktionalitäten:

• Bereitstellung eines kundenindividuellen Down- und Uploadbereiches, in welchen Dokumente von IPO oder dem Portalnutzer datenschutzgerecht und sicher hochgeladen und heruntergeladen werden können,
• Darstellung von Produkten (kundenindividuelles Sortiment),
• Produktsuche-Funktion,
• Bestellübersichtsseite (Abfrage des aktuellen Status der einzelnen Bestellungen)
• Optional Bestellfunktion: Bestellung von Produkten, auch mit mehreren Artikeln und unter Eingabe der Prämienempfänger/Lieferadresse u.a.,

Sämtliche Leistungen werden als (befristete) Überlassung zur Nutzung verstanden. IPO hat keine vertragliche Verpflichtung gegenüber dem Kunden auf bestimmte Merkmale, Funktionen/Funktionalitäten und Komponenten in Bezug auf IPOS3, insbesondere in Bezug auf eine Erweiterung und/oder Änderung der Leistungen.

1.8 Alle Rechte an der Plattform und den IT-Diensten, einschließlich des Know-hows sowie Urheberrechte, stehen IPO und/oder Lizenzgebern zu, auch in Bezug auf zukünftige Weiterentwicklungen der aktuellen Softwareversion.

1.9 Während der Nutzung des Portals durch den Kunden und vorbehaltlich etwaiger Einschränkungen und/oder Erweiterungen gewährt IPO dem Kunden das nicht übertragbare, nicht unterlizenzierbare, zeitlich begrenzte Recht, auf IPOS3 und ihre IT-Dienste zuzugreifen und diese nach Maßgabe dieser Nutzungsbedingungen zu nutzen.

1.10 IPO ist berechtigt, IPOS3 ganz oder teilweise aus wichtigem Grund (z.B. wegen Sicherheitsrisiken) vorübergehend einzustellen und/oder den Leistungsumfang von IPOS3 zu ändern. IPO wird den Kunden über eine vorübergehende Einstellung sowie über Änderungen des Leistungsumfangs – soweit möglich - rechtzeitig informieren.

1.11 Im Falle der endgültigen Einstellung von IPOS3 wird der Kunde rechtzeitig informiert, so dass dieser die Möglichkeit erhält, ggf. notwendige Daten zu sichern und zu exportieren. Die endgültige Einstellung der Dienste berechtigt IPO zur fristlosen Kündigung dieser Vereinbarung.

1.12 IPO ist berechtigt, die Leistungen durch Dritte als Unterauftragnehmer (z.B. durch Cloud-/Rechenzentrumanbieter) erbringen zu lassen. Dies beinhaltet auch die Verwendung von Softwareanwendungen – und Komponenten von Drittanbietern (Herstellern) ein.

1.13 IPO ist berechtigt, Portalnutzern den Zugriff auf das IPOS3 aus wichtigem Grund zu verweigern, insbesondere bei einem Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen und einem Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften im Zusammenhang mit der Portalnutzung. 

2. Verfügbarkeit, Wartung und Technische Umgebung

2.1 IPO ist bestrebt, einen reibungslosen Ablauf und, soweit technisch möglich, eine ständige Verfügbarkeit von IPOS3 zu ermöglichen und wird technischen Fortentwicklungen, soweit technisch möglich und zumutbar, in angemessenem Umfang Rechnung tragen. IPO ist zu einer entsprechenden Anpassung von IPOS3 jederzeit berechtigt, jedoch nicht verpflichtet.

2.2 IPOS3 bzw. die Plattform wird in einer Cloud-Umgebung betrieben sowie unter Nutzung von Softwareanwendungen, die gewartet bzw. regelmäßig aktualisiert werden müssen (bevorzugt am Wochenende). Zur Wartung und Pflege werden IPO Wartungsfenster eingeräumt, über deren Zeitraum die Dienste nicht oder nur eingeschränkt nutzbar sind; auf die Ausfallzeiten der Plattform bzw. des Cloud Service hat IPO keinen Einfluss.

2.3 Die Nutzung von IPOS3 erfordert eine bestimmte technische Umgebung, um eine optimale Nutzung zu ermöglichen (z.B. Internetanbindung). IPO wird den Kunden über die kundenseitig erforderlichen technischen Voraussetzungen mit der Erstregistrierung informieren. Diese können sich aufgrund technischer Fortentwicklungen ändern.

3. Registrierung von Nutzern und Pflichten des Portalnutzers bei der Nutzung

3.2 Berechtigt zur Erstellung eines Benutzerkontos sind nur Personen, die dem Unternehmen des Kunden angehören, d.h. Gesellschafter, die Geschäftsführung und deren Mitarbeiter. Die Anlage von Benutzern (Registrierung) wird von IPO manuell geprüft. Hierfür ist für jeden Benutzer Vor- und Nachname, die Unternehmensadresse, ggf. IPO-Kundennummer, eine E-Mail-Adresse mit Unternehmensdomain, Passwort und Benutzername anzugeben. Vor der Erstanmeldung auf dem Portal hat der Nutzer die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise, seine Zustimmung zur Geltung der Portalnutzungsbedingungen und seine Einwilligung in die Datenverarbeitung zu erklären.

3.3 Die beantragte Registrierung wird manuell von IPO geprüft (Authentifizierung); über die Freischaltung wird der Kunde per E-Mail informiert.

3.4 Dem Nutzer ist es untersagt, Benutzerkennung und Passwort an Dritte weiterzugeben. Der Kunde verpflichtet autorisierte Benutzer dazu, ihre persönlichen Zugangsdaten gegenüber unbefugten Dritten geheim zu halten. Um einen Missbrauch dieser Zugangsdaten auszuschließen sind Benutzername und Kennwort so aufzubewahren, dass der Zugriff durch unbefugte Dritte nicht möglich ist. Darüber hat der Kunde die Portalnutzer zu informieren.

3.5 Der Kunde hat IPO unverzüglich davon in Kenntnis zu setzen, wenn ein autorisierter Benutzer aus dem Unternehmen ausscheidet oder seine Tätigkeit beim Kunden nicht mehr im Zusammenhang mit der Plattformnutzung steht. Der Benutzer wird gelöscht, die Löschung betrifft ausschließlich die Kontodaten des betroffenen Benutzers, andere Daten (z.B. Bestellungen, Auftragsbestätigungen) bleiben davon unberührt. Der Kunde hat eine eigene Berechtigungsübersicht zu führen und Benutzer seinerseits unverzüglich zu melden, wenn das Zugangs-/Zugriffsrecht des jeweiligen Benutzers nachträglich entfällt.

3.6 Im IPOS3 gespeicherte Dokumente im Upload-/Download-Bereich hat der Kunde regelmäßig auf seinen eigenen IT-Systemen zu speichern. Diese Funktionen des Portals dienen nur der sicheren elektronischen Übermittlung von Dokumenten, nicht dem Dokumentenmanagement. IPO löscht die Dokumente unangekündigt in regelmäßigen Abständen, spätestens bei Vertragsende. Der Portalnutzer hat die Möglichkeit Dokumente auch selbst zu löschen. Für Zwecke der Aufbewahrung sind die Dokumente rechtzeitig downzuloaden.

4. Bestellvorgang in IPOS3, Preisangaben und Datenüberprüfung- und -erfassung

5. Geheimhaltung

6. Datenschutz 

6.1 Zum Schutz und sorgsame Umgang mit personenbezogenen Daten und der Verhinderung missbräuchlicher Verwendung personenbezogener Daten ist der Kunde in der Pflicht, die jeweils aktuellen Vorschriften der für Deutschland und der europäischen Union gültigen Datenschutzvorschriften, vor allem der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) vollumfänglich einzuhalten (Datenschutzkonformität).

6.2 Der Kunde ist zur Wahrung der Vertraulichkeit (Datengeheimnis) verpflichten, soweit die Dokumente personenbezogene Daten enthalten und hat die Portalnutzer entsprechend vertraglich zu verpflichten.

6.3 Der Kunde ist verpflichtet, Portalnutzer und sonstige Personen (z.B. Empfänger der Prämien), deren personenbezogenen Daten in IPOS3 verarbeitet werden, in seinen eigenen Datenschutzhinweisen nach Art. 13, 14 DS-GVO über die Datenverarbeitung durch IPO als Lieferanten und Versandunternehmen (bei Direktversand) zu informieren. Dies betrifft insb. bei der Durchführung einer Bestellung personenbezogenen Daten des Bestellungsempfängers, dessen Daten vom Kunden bzw. dem Portalnutzer erhoben werden (keine Direkterhebung).

6.4 Aus Gründen der Datensparsamkeit sind personenbezogene Daten nur dann portalseitig zu verarbeiten, insb. durch Erfassung in Dokumenten oder Eingabemasken, wenn dies in Bezug auf die Zusammenarbeit mit IPO erforderlich ist.

6.5 Der Kunde wird die Portalnutzer auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten bei Nutzung von IPOS3 hinweisen (betrifft alle Portalnutzer, die über IPO als Benutzer registriert werden).

6.6 Die Datenschutzhinweise von IPO für die Nutzung von IPOS3 stehen im Portal im Bereich Datenschutz zur Verfügung. Aufgrund technischer und organisatorischer Änderungen unserer Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen und/oder aufgrund von gesetzlichen Vorgaben müssen die Datenschutzhinweise ggf. angepasst werden. Der Kunde hat regelmäßig zu prüfen, ob sich die Datenschutzhinweise geändert haben. Das Datum der letzten Aktualisierung ist in den Datenschutzhinweisen vermerkt.

6.7 Verstößt der Kunde und/oder der Portalnutzer gegen eine der Verpflichtungen zum Datenschutz, ist der Kunde zum Ersatz des entstandenen Schadens und der IPO entstandenen Aufwendungen sowie zur Freistellung von IPO gegenüber Dritten, die IPO in Anspruch nehmen, verpflichtet. Für Fehlverhalten der Portalnutzer haftet der Kunde gegenüber IPO wie für eigenes Verhalten.

6.8 Der Kunde zeigt IPO unverzüglich Störungen und Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen durch ihn oder Portalnutzer an. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass personenbezogenen Daten entgegen dieser Vereinbarung an Dritte übermittelt und/oder offengelegt oder bereitgestellt wurden.

6.9 Für den Fall der Beendigung der Portalnutzung durch den Kunden wird IPO dem Kunden eine angemessene Zeit zur Verfügung stellen, um ggf. gespeicherte personenbezogene Daten zu exportieren. Im Übrigen gilt die Löschroutine gem. Ziff. 3.4.

7. Gewährleistungs- und Haftungsausschluss 

7.1 Gewährleistungsansprüche aus und im Zusammenhang mit der Nutzung von IPOS3 sind ausdrücklich ausgeschlossen. Insoweit erfolgt die produktive Nutzung auf eigenes Risiko des Kunden. Dies gilt nicht, wenn IPO einen Mangel arglistig verschwiegen hat.

7.2 IPO haftet nicht für Schäden des Portalnutzers aus der Verwendung von IPOS3, insbesondere im Hinblick auf die Verfügbarkeit, die Richtigkeit bzw. volle Funktionsfähigkeit aller Funktionen/Funktionalitäten und Komponenten der Applikation sowie Datenverlust.

7.3 Der Haftungsausschluss gilt nicht

• bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit von gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen der IPO;
• in den Fällen, in denen nach dem Produkthaftungsgesetz für Personen- und Sachschäden an privat genutzten Gegenständen gehaftet wird;
• bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten der IPO; wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung der Nutzungsvereinbarung überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Portalnutzer regelmäßig vertraut und vertrauen darf oder die IPO dem Portalnutzer nach dem Inhalt der Nutzungsvereinbarung gerade zu gewähren hat. Im Falle der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung dem Umfang nach auf den bei Vertragsabschluss vorhersehbaren Schaden beschränkt.
• für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen der IPO beruhen.

7.4 IPO und der Portalnutzer werden jeweils soweit möglich dafür Sorge tragen, dass durch IPOS3 keine Viren, Trojaner, oder sonstige Schadprogramme übertragen werden. Sollte dessen ungeachtet eine Übertragung von Schadprogrammen erfolgen, wird jegliche Haftung des Portalnutzers sowie von IPO, insbesondere auch für etwaige Datenverluste, gegenüber dem jeweils anderen Vertragspartner ausgeschlossen. Der vorgenannte Ausschluss entfällt im Falle einer grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Schadensverursachung.

7.5 Der Portalnutzer hat sicher zu stellen, dass diese Nutzungsbestimmungen auch von jeglichen Mitarbeitern eingehalten werden, denen der Portalnutzer Zugang zu IPOS3 gewährt mit IPO einbezieht.

7.6 Für etwaiges Fehlverhalten der Portalnutzer steht der Kunde ein.

8. Laufzeit/Kündigung

8.1 Das Recht zur Nutzung des Portals bzw. von IPOS3 steht dem Kunden mit Zustimmung von IPO, spätestens mit der ersten Registrierung eines Portalnutzers zu.

8.2 Die Nutzung ist befristet bis zur Beendigung des (Haupt-)Vertrages zwischen den Parteien; es bedarf keiner gesonderten Kündigung. Sollte kein gesonderter Vertrag abgeschlossen worden sein, endet die Portalnutzung 12 Monate nach der letzten Bestellung. Während der (Haupt-) Vertragsbeziehung können beide Parteien jederzeit schriftlich kündigen bzw. die Nutzung/den Betrieb des Portals einstellen).

9. Rechtswahl und Gerichtsstand 

9.1 Diese Vereinbarung bzw. evtl. Ergänzungen derselben, sowie nachfolgende Verträge unterliegen den Gesetzen der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendung der Konvention der Vereinten Nationen für Verträge im Internationalen Warenverkehr ist ausgeschlossen.

9.2 Gerichtsstand für alle etwaigen Rechtsstreitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ist Karlsruhe.

10. Änderungen der Nutzungsbedingungen

IPO ist berechtigt, die Nutzungsbestimmungen mit Ankündigung von 6 Wochen im Voraus zu ändern. Die Änderung wird dem Kunden per E-Mail oder schriftlich mitgeteilt. Die Änderung gilt als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb von 6 Wochen nach Erhalt der Änderungsmitteilung widerspricht. Der Portalnutzer wird auf die Folge bei Bekanntgabe auf die Folge der widerspruchslosen Hinnahme hingewiesen.