Datenschutzinformationen Datenschutz

Datenschutzinformation
Art. 13, 14 und 21 DS-GVO

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die IPO PrämienServices GmbH im IPOS3- Portal und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte, soweit Sie das Portal als Geschäftsführer, Inhaber oder Mitarbeiter eines Unternehmens (Partner/Kunde von IPO) nutzen.

Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) für die Datenverarbeitung innerhalb des IPOS3-Portals ist:

IPO PrämienServices GmbH

Geschäftsführer Volker Koch

Rudolf-Diesel-Str. 10 • D-76356 Weingarten
Postfach 11 80 • D-76352 Weingarten

http://www.ipo-ps.de

 

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

 

IPO PrämienServices GmbH
Datenschutzbeauftragter
Rudolf-Diesel-Str. 10
76356 Weingarten

E-Mail: datenschutz@ipo-ps.de

Verarbeitung personenbezogener Daten im IPOS3-Portal

Im IPOS3- Portal können Dokumente hochgeladen und abgelegt werden. Dies ermöglicht eine sichere und datenschutzgerechte Übermittlung von Dokumenten zwischen IPO und dem Partner, welche auch die (End-)Kundendaten enthalten (z.B. Rechnungsdokumente).

Soweit Sie oder Ihre Mitarbeiter sich zur Portalnutzung registrieren und das Portal nutzen erhalten wir personenbezogne Daten von Ihnen insbesondere:

  • Personendaten (Name, Benutzername);
  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse);
  • Passwort;
  • Datum und Uhrzeit der Portalnutzung;
  • Protokolldateien, z.B. Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Downloads, Datenmenge.

Innerhalb der IPO erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen, insbesondere die IT-Abteilung.


Wir speichern Ihre Daten im Portal bis zu Ihrer De-Registrierung vom IPO-Portal oder spätestens bis 3 Jahre nach Beendigung unserer Geschäftsbeziehung.

Die Registrierung im IPO-Portal ist nicht offen, sondern erfolgt nach Absprache durch einen IPO-Mitarbeiter. Bei der Registrierung wird dem Benutzer eine interne ID zugewiesen, mit welcher er sich am Portal anmelden kann. Des Weiteren wird dem Konto die in unserem System hinterlegte E-Mail-Adresse zugewiesen. Durch die Verwendung der internen ID ist eine pseudonyme Nutzung des Portals möglich.

Cookies

Zusätzlich zu den vorgenannten Daten werden bei Nutzung des IPO- Portal Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Cookies sind kleine Textdateien, die vom Web-Server an Ihren PC verschickt werden und meist auf Ihrer Festplatte abgespeichert werden. Es handelt sich dabei nicht um Programme, die in das System des Benutzers eindringen und dort Schaden anrichten können. Wir verwenden ausschließlich Session-Cookies im Zusammenspiel mit Ihrem Internet-Browser zur Nutzung des IPO-Portals. Die in diesem Bereich eingesetzten Cookies sind notwendig für die Sitzungsidentifikation und den Log-In innerhalb der Tools. Diese Session Cookies beinhalten keine personenbezogenen Daten und verfallen nach Ablauf der Sitzung. Techniken, wie zum Beispiel Java-Applets oder Active-X-Controls, die es ermöglichen, das Zugriffsverhalten der Nutzer nachzuvollziehen, werden nicht eingesetzt. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, sobald Cookies gesendet werden. Sie haben das Recht und die Möglichkeit, unsere Cookies abzulehnen. Falls Sie in Ihrem Browser die Funktion Cookies deaktiviert haben, können Sie das IPO-Portal nicht nutzen.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung vertraglicher Pflichten im Zusammenhang mit dem Betrieb des IPOS3-Portals, welches wir Ihnen zur Nutzung zur Verfügung stellen. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 I lit. b) DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage eines Vertrages). Soweit wir aus technischen Gründen und zur Nutzungsverbesserung des IPOS3-Portals, Cookies einsetzen folgt die Rechtsgrundlage aus Art. 6 I lit. f) DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung).

Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 15 DS-GVO, sowie unter bestimmten Voraussetzungen ein Berichtigungsrecht nach Art. 16 DS-GVO, wenn ihre personenbezogenen Daten fehlerhaft sein sollten oder ein Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO wenn der Löschung u.a. keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO oder das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO, also das Recht Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie einem Dritten zu übermitteln. Darüber hinaus steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).

 

Wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f der DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung), haben Sie ein Widerspruchsrecht. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.  Ihren Widerspruch können Sie richten an: IPO PrämienServices GmbH, Rudolf-Diesel-Str. 10, 76356 Weingarten, E-Mail: datenschutz@ipo-ps.de.

Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung und gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Wir verbessern unsere Sicherheitsmaßnahmen fortlaufend entsprechend der technologischen Entwicklung.

Änderung des Datenschutzhinweises

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, soweit dies wegen der technischen Entwicklung oder aus gesetzlichen Gründen erforderlich ist. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version unseres Datenschutzhinweises.