Allgemeine Portalnutzungsbestimmungen Nutzungsbedingungen

Allgemeine Portalnutzungsbestimmungen

Zur Optimierung der Prozesse und technischen Unterstützung der Zusammenarbeit stellt IPO ihren Kunden und deren berechtigten Mitarbeitern (nachfolgend „Portalnutzer“ genannt) die Internet-Applikation IPOS3 (Portal) zur Verfügung. Über das Portal können Dokumente datenschutzgerecht und sicher abgelegt und hochgeladen werden. Bei der Nutzung der Web-Applikation sind – insbesondere im Umgang mit Daten – besondere Regeln zu beachten, die in den nachfolgenden Nutzungsbedingungen beschrieben werden. 

Für die Nutzung des IPOS3 gelten die folgenden Nutzungsbedingungen:

  1. Leistungsbeschreibung, Nutzungsumfang und Rechte
     
    1. Bei der web-basierten Software IPOS3 handelt es sich um eine Anwendung, welche Prozesse und Kommunikation zwischen dem Portalnutzer und IPO technisch unterstützt.
    2. Das Portal wird IPO-Kunden während der laufenden Vertragsbeziehung zur Verfügung gestellt. IPO macht gegenüber dem Portalnutzer keine Kosten geltend, die ihr im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Weiterentwicklung von IPOS3 entstehen.
    3. IPOS3 bietet einen Down- und Uploadbereich, in welchen Dokumente von IPO oder dem Portalnutzer datenschutzgerecht und sicher abgelegt und hochgeladen werden können.
    4. Über den Erhalt neuer Dokumente wird automatisiert über eine E-Mail informiert.
    5. Mit Freischaltung, Zugang und Nutzung erwirbt der Portalnutzer keine Rechte an der Software „IPOS3“, auch nicht in Bezug auf zukünftige Weiterentwicklungen der aktuellen Softwareversion.
    6. IPO ist berechtigt, IPOS3 jederzeit ganz oder teilweise einzustellen oder den Portalnutzer vom Zugriff auf IPOS3 
       
  2. Verfügbarkeit, Wartung und Technische Umgebung:
     
    1. IPO ist bestrebt, einen reibungslosen Ablauf und, soweit technisch möglich, eine ständige Verfügbarkeit von IPOS3 sicherzustellen. Zur Wartung und Pflege von IPOS3 werden – bevorzugt am Wochenende - Wartungsfenster eingeräumt.
    2. Die Nutzung von IPOS3 erfordert eine bestimmte technische Umgebung, um eine optimale Nutzung zu ermöglichen. IPO wird technischen Fortentwicklungen soweit möglich Rechnung tragen. Die technischen Voraussetzungen können sich daher zukünftig ändern. IPO ist zu einer entsprechenden Anpassung von IPOS3 jederzeit berechtigt, nicht jedoch verpflichtet.
    3. Die Dokumente werden (je nach Art/Bereich/Zweck) in unterschiedlichen Abständen automatisch gelöscht. Der Portalnutzer hat die Dokumente daher rechtzeitig zu laden.
       
  3. Registrierung von Nutzern und Pflichten des Portalnutzers bei der Nutzung

    Damit IPO IPOS3 für den Portalnutzer einrichten kann hat der Portalnutzer der IPO folgende Informationen zur Verfügung zu stellen:
    • ​Zur Portalnutzung autorisierten Mitarbeiter mit deren Telefonnummer, E-Mail, Adresse und Unternehmen.
    • Werden individualisierte Nutzerdaten für vom Portalnutzer autorisierte Mitarbeiter vergeben, hat der Portalnutzer IPO unverzüglich zu informieren, wenn die Autorisation dieser Mitarbeiter endet, insbesondere im Fall des Ausscheidens des jeweiligen Mitarbeiters aus dem Unternehmen des Portalnutzers.
       
  4. Geheimhaltung
     
    1. Der Portalnutzer ist verpflichtet, seine zur Nutzung von IPOS3 autorisierten Mitarbeiter, die IPOS3-Zugangsdaten gegenüber unbefugten Dritten geheim zu halten. Um Missbrauch dieser Zugangsdaten auszuschließen sind Anmeldename und Passwort so aufzubewahren, dass der Zugriff auf diese durch unbefugte Dritte unmöglich ist.
    2. Eine Weitergabe von IPOS3 (ganz oder in Bestandteilen), bzw. den dem Portalnutzer zur Verfügung gestellten Zugangsdaten an Dritte ist nicht zulässig.
    3. Der Portalnutzer hat dafür Sorge zu tragen, dass Informationen zur Leistungsfähigkeit von IPOS3, und Inhalte nicht an Dritte weitergegeben werden, in irgendeiner Weise gespeichert, verarbeitet oder anderweitig genutzt werden.
       
  5. Datenschutz
     
    1. Zum Schutz und sorgsame Umgang mit personenbezogenen Daten und der Verhinderung missbräuchlicher Verwendung personenbezogener Daten ist der Portalnutzer in der Pflicht, die jeweils aktuellen Vorschriften der für Deutschland und der europäischen Union gültigen Datenschutzvorschriften, vor allem der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) vollumfänglich einzuhalten (Datenschutzkonformität).
    2. Der Portalnutzer ist zur Wahrung der Vertraulichkeit (Datengeheimnis) verpflichten, soweit die Dokumente personenbezogene Daten enthalten.
    3. Der Portalnutzer ist verpflichtet, seine Kunden, deren personenbezogenen Daten in IPOS3 verarbeitet werden, in seinen eigenen Datenschutzhinweisen nach Art. 13, 14 DS-GVO über die Datenverarbeitung innerhalb von IPOS3 zu informieren. Insoweit hat er seinen Kunden insbesondere mitzuteilen, dass eine Datenübermittlung an IPO als Dienstleisterin stattfindet.
    4. Aus Gründen der Datensparsamkeit verpflichtet sich der Portalnutzer, nur (Endkunden-) Kundendaten nur dann in Dokumenten zu erfassen, wenn aus vertraglichen oder gesetzlichen Gründen in Bezug auf die Zusammenarbeit mit IPO erforderlich ist.
    5. Der Portalnutzer wird seine Mitarbeiter auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten bei Nutzung von IPOS3 hinweisen (betrifft jedenfalls Mitarbeiter, die über IPO als Benutzer registriert werden). Die Datenschutzhinweise von IPO für die Nutzung von IPOS3 stehen im Portal im Bereich Datenschutz zur Verfügung. Aufgrund technischer und organisatorischer Änderungen unserer Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen und/oder aufgrund von gesetzlichen Vorgaben müssen die Datenschutzhinweise ggf. angepasst werden. Der Portalnutzer hat regelmäßig zu prüfen, ob sich die Datenschutzhinweise geändert haben. Das Datum der letzten Aktualisierung ist in den Datenschutzhinweisen vermerkt.
    6. Verstößt der Portalnutzer gegen eine der Verpflichtungen zum Datenschutz, ist der Portalnutzer zur Freistellung bezüglich des der IPO in diesem Zusammenhang entstehenden Schadens verpflichtet. Dies gilt insbesondere im Fall einer Inanspruchnahme der IPO durch Dritte. Für Fehlverhalten seiner Mitarbeiter haftet der Portalnutzer gegenüber IPO wie für eigenes Verhalten.
    7. Der Portalnutzer zeigt IPO unverzüglich Störungen und Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen durch ihn oder seine Mitarbeiter an. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass personenbezogenen Daten entgegen dieser Vereinbarung an Dritte übermittelt und/oder offengelegt oder bereitgestellt wurden.
       
  6. Haftung
     
    1. Gewährleistungsansprüche aus und im Zusammenhang mit der Nutzung von IPOS3 sind ausdrücklich ausgeschlossen.
    2. IPO haftet nicht für Schäden des Portalnutzers aus der Verwendung von IPOS3, insbesondere im Hinblick auf die Verfügbarkeit, die Richtigkeit bzw. volle Funktionsfähigkeit aller Funktionen/Funktionalitäten und Komponenten der Applikation sowie Datenverlust.
    3. Der Haftungsausschluss gilt nicht
      1. bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit von gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen der IPO;
      2. in den Fällen, in denen nach dem Produkthaftungsgesetz für Personen- und Sachschäden an privat genutzten Gegenständen gehaftet wird;
      3. bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten der IPO; wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung der Nutzungsvereinbarung überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Portalnutzer regelmäßig vertraut und vertrauen darf oder die IPO dem Portalnutzer nach dem Inhalt der Nutzungsvereinbarung gerade zu gewähren hat. Im Falle der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung dem Umfang nach auf den bei Vertragsabschluss vorhersehbaren Schaden beschränkt.
      4. für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen der IPO beruhen.
    4. IPO und der Portalnutzer werden jeweils soweit möglich dafür Sorge tragen, dass durch IPOS3 keine Viren, Trojaner, oder sonstige Schadprogramme übertragen werden. Sollte dessen ungeachtet eine Übertragung von Schadprogrammen erfolgen, wird jegliche Haftung des Portalnutzers sowie von IPO, insbesondere auch für etwaige Datenverluste, gegenüber dem jeweils anderen Vertragspartner ausgeschlossen. Der vorgenannte Ausschluss entfällt im Falle einer grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Schadensverursachung.
    5. Der Portalnutzer hat sicher zu stellen, dass diese Nutzungsbestimmungen auch von jeglichen Mitarbeitern eingehalten werden, denen der Portalnutzer Zugang zu IPOS3 gewährt mit IPO einbezieht.
    6. Für etwaiges Fehlverhalten ihrer Mitarbeiter steht der Portalnutzer ein.
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  7. Rechtswahl und Gerichtsstand
     
    1. Auf die Nutzungsbestimmungen findet ausschließlich deutsches Recht Anwendung.
    2. Gerichtsstand ist Karlsruhe.
       
  8. Änderungen der Nutzungsbedingungen

    IPO ist berechtigt, die Nutzungsbestimmungen mit Ankündigung von 6 Wochen im Voraus zu ändern. Die Änderung wird dem Portalnutzer per E-Mail oder schriftlich mitgeteilt. Die Änderung gilt als genehmigt, wenn der Portalnutzer nicht innerhalb von 6 Wochen nach Erhalt der Änderungsmitteilung widerspricht. Der Portalnutzer wird auf die Folge bei Bekanntgabe auf die Folge der widerspruchslosen Hinnahme hingewiesen.

 

 

Stand 28.09.2018